A ideia do Programa Medição 48 horas na construtora Lyx Engenharia já contou com informações das primeiras análises dos dados levantados pelo Setor de Mão de Obra.
Quando iniciados os primeiros ajustes relacionados não apenas à contratação, mas a todo o processo de acompanhamento desses serviços, é encontrada uma dificuldade, comum à diversas empresas do ramo, que diz respeito à medição correta dos serviços realizados por um empreiteiro. Eventuais diferenças entre o serviço a ser de fato medido e aquilo que estava sendo esperado podem ocorrer pelos mais diversos motivos, como por exemplo:
· Serviços extras realizados (fora de um escopo pré-definido);
· Parte de serviços que não foram finalizados;
· Disparidade entre a execução e a política de qualidade da empresa., entre outros.
Qualquer que seja a razão dessa diferença, é o tipo de insegurança que pode atuar como grande agente desmotivador em relação aos prestadores de serviço. Uma das políticas criadas pela LYX é a parceria com seus empreiteiros, o que significa que dificuldades ou problemas relacionados ao pagamento devem ser solucionados e superados o mais rápido possível — e nada melhor do que soluções inovadoras para resolver problemas do dia a dia. Focando nessa oportunidade de melhoria, a equipe de Inovação procurou desenhar um processo que pudesse oferecer mais segurança ao prestador de serviço, facilitando sua organização financeira e diminuindo quaisquer riscos para o empreiteiro.
O primeiro esboço dessa estratégia nasce de um insight sobre a relevância de um sistema de organização em relação às entregas e execuções dos serviços. Almejava-se fazer uma formalização da demanda para o empreiteiro e deixá-la clara e específica o suficiente para não gerar dúvidas no momento da operação. Este planejamento também facilita o acompanhamento e garante que as atividades sejam realizadas seguindo o que foi acordado. Como então traduzir essa “formalização” em ação?
RESULTADOS A CURTO PRAZO
Depois de reuniões e conversas colaborativas entre gerentes de qualidade, controladoria e equipe de planejamento, a solução encontrada foi um sistema de “cheques” (fichas físicas) utilizados em todas as obras.
Como funciona: cada “cheque” é produzido em duas vias, sendo uma entregue ao empreiteiro e outra permanecendo no escritório da obra, sob responsabilidade do time de Qualidade. As vias possuem uma discriminação clara dos serviços (entregas), indicando o local onde aquela execução deve acontecer, bem como o valor de cada serviço, e é assinada pelo engenheiro responsável e também pelo empreiteiro. A função desses “cheques” é direcionar, organizar e liberar qual serviço deve ser executado, evitando que o próprio empreiteiro inicie outros serviços, priorizando sempre aqueles que estão na previsão de pagamento. Essa regularização permite também um alinhamento entre os empreiteiros e a equipe de Qualidade, que tem maior controle sobre quais são os serviços que estão em execução — e que farão parte da próxima medição. Os “cheques” compõe o planejamento operacional, uma vez que é através deles que as demandas são passadas aos empreiteiros de maneira física, sem intermediários, reduzindo possíveis equívocos e economizando tempo. Essa organização traz mais segurança para o contratado, que pode ter maior controle sobre o valor a ser recebido no final do mês.
Depois de executado, avaliado e corrigido (quando necessário), o serviço prestado pela empreiteira constará, em 48h, como aprovado para sua medição e pagamento.
O principal ganho do programa de Medição 48 horas está relacionado ao processo de liberação de pagamento, que passa por diversos setores da empresa, e quando organizado e alinhado com as equipes responsáveis por essas liberações, se torna mais enxuto e fluído.
Mudanças de cultura como essas já são pensadas considerando uma possível resistência. Alterar métodos de trabalho consolidados, ainda que imperfeitos, é exatamente o tipo de desafio que a inovação deve estar preparada para encarar, sempre contando com estratégias para contorná-los. No caso da implementação do programa Medição 48 horas, essa resistência foi menor do que o esperado, mais relacionada à adição de uma nova tarefa à rotina do que ao sistema propriamente dito. Conforme o programa foi apresentado e entendido, os próprios empreiteiros e as equipes de trabalho das obras aderiram às mudanças, que se provaram valiosas em sua experiência de teste. Da mesma maneira, os “cheques” funcionaram como facilitadores já na primeira medição após sua implementação, demonstrando eficiência e eficácia.
O time de Inovação avaliou, durante todo esse processo, que os colaboradores da LYX estão ávidos por mudanças e que em pouco tempo o fortalecimento do hábito de utilizar os “cheques” começou a partir deles próprios, comprovando que mesmo uma ferramenta física que talvez transmita uma imagem de simplicidade, quando bem aplicada, apresenta melhorias significativas e relevantes para a manutenção da cultura de colaboração entre os empreiteiros e a empresa.
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